W rozmowach o elastycznych formach współpracy z agencjami zatrudnienia często pojawiają się różne określenia, które brzmią podobnie, ale w rzeczywistości oznaczają zupełnie różne modele biznesowe. Dwa terminy, które szczególnie często się mylą, to „leasing pracowniczy” i „outsourcing procesowy”. Dla przedsiębiorcy poszukującego wsparcia w zarządzaniu zasobami ludzkimi kluczowe jest zrozumienie, czym te modele się różnią i który z nich odpowiada na jego rzeczywiste potrzeby.
W tym artykule wyjaśnimy szczegółowo, czym jest outsourcing procesowy, czym różni się od tzw. leasingu pracowniczego, oraz jakie formy współpracy z agencjami zatrudnienia funkcjonują w praktyce polskich firm.
Czym jest leasing pracowniczy i dlaczego to określenie może być mylące?
Termin „leasing pracowniczy” funkcjonuje w potocznym języku biznesowym, ale nie ma on precyzyjnej definicji prawnej w polskim systemie. Najczęściej używany jest jako synonim różnych form współpracy, w których firma korzysta z pracowników formalnie zatrudnionych przez inny podmiot.
Co ludzie mają na myśli mówiąc „leasing pracowniczy”?
W praktyce pod tym określeniem kryje się najczęściej:
Praca tymczasowa – model, w którym agencja zatrudnienia zatrudnia pracownika na podstawie umowy o pracę i kieruje go do wykonywania zadań u pracodawcy użytkownika (Twojej firmy). To forma szczegółowo uregulowana w ustawie o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Outsourcing dedykowany – model, w którym agencja zatrudnia zespół pracowników i świadczy za ich pośrednictwem określone usługi dla Twojej firmy (np. obsługa magazynu, call center, ochrona obiektu). Pracownicy pozostają pracownikami agencji, ale wykonują zadania w Twojej firmie.
Outsourcing personelu – szersze pojęcie obejmujące różne formy współpracy, w których firma korzysta z pracowników zatrudnionych przez podmiot zewnętrzny.
Dlaczego należy unikać terminu „leasing pracowniczy”?
Słowo „leasing” kojarzy się z wynajmem rzeczy (samochodów, maszyn), co może sugerować, że pracownicy są traktowani jak przedmioty do wynajęcia. To określenie:
- nie oddaje charakteru stosunku prawnego,
- może budzić kontrowersje etyczne,
- nie jest terminem prawnym używanym w przepisach.
Lepiej używać precyzyjnych określeń: praca tymczasowa, outsourcing dedykowany, outsourcing pracowniczy – w zależności od tego, jaki model współpracy faktycznie ma miejsce.
Czym różni się outsourcing procesowy od leasingu pracowniczego (pracy tymczasowej)?
Oto kluczowe różnice między tymi dwoma modelami:
1. Kto jest pracodawcą?
Praca tymczasowa (tzw. leasing pracowniczy):
- Pracodawcą jest agencja zatrudnienia.
- Agencja zawiera z pracownikiem umowę o pracę.
- Pracownik jest „wypożyczony” do Twojej firmy na określony czas.
Outsourcing procesowy:
- Pracodawcą jesteś Ty.
- To Twoja firma zatrudnia pracowników.
- Agencja jedynie wspiera Cię w procesach HR (rekrutacja, administracja).
2. Przedmiot współpracy
Praca tymczasowa:
- Przedmiotem jest udostępnienie pracownika do wykonywania konkretnych zadań w Twojej firmie.
- Płacisz agencji za „udostępnienie” pracownika (zazwyczaj stawka godzinowa).
Outsourcing procesowy:
- Przedmiotem jest realizacja procesu biznesowego (rekrutacja, administracja kadrowa, payroll).
- Płacisz agencji za wykonanie usługi (np. za przeprowadzenie rekrutacji, za obsługę kadrowo-płacową X pracowników miesięcznie).
3. Odpowiedzialność za pracownika
Praca tymczasowa:
- Agencja odpowiada za stosunek pracy (umowa, wynagrodzenie, ZUS, urlopy).
- Ty jako pracodawca użytkownik odpowiadasz za organizację pracy, BHP, nadzór nad wykonywaniem zadań.
Outsourcing procesowy:
- Ty odpowiadasz za cały stosunek pracy – jesteś pracodawcą w pełnym tego słowa znaczeniu.
- Agencja odpowiada tylko za jakość realizacji procesów, które jej zleciłeś (np. terminowość rozliczeń płacowych, zgodność dokumentacji z prawem).
4. Czas trwania współpracy
Praca tymczasowa:
- Z zasady krótkoterminowa (sezonowość, zastępstwa, projekty).
- Maksymalny okres skierowania pracownika tymczasowego do jednego pracodawcy użytkownika: 18 miesięcy w okresie 36 miesięcy.
Outsourcing procesowy:
- Długoterminowa współpraca – agencja wspiera Cię na stałe w realizacji procesów HR.
- Nie ma ograniczeń czasowych – możesz korzystać z outsourcingu kadrowego czy rekrutacyjnego przez wiele lat.
5. Zakres usług
Praca tymczasowa:
- Bardzo wąski zakres: udostępnienie pracownika do konkretnych zadań.
Outsourcing procesowy:
- Szeroki zakres: rekrutacja i dobór zespołu, outsourcing kadrowy, outsourcing płacowy, doradztwo personalne, compliance, audyty HR – możesz wybrać dowolny zakres procesów do przekazania.
Outsourcing pracowniczy vs outsourcing procesowy – to nie to samo
Warto wyjaśnić jeszcze jedno pojęcie, które często pojawia się w rozmowach o współpracy z agencjami: outsourcing pracowniczy (zwany też outsourcingiem personelu lub outsourcingiem dedykowanym).
Czym jest outsourcing pracowniczy?
To model, w którym agencja zatrudnia zespół pracowników i świadczy za ich pośrednictwem określone usługi dla Twojej firmy. Przykłady:
- Outsourcing logistyki – agencja zatrudnia magazynierów, którzy obsługują Twój magazyn. Płacisz agencji za usługę logistyczną (np. X zł za paletę), a nie bezpośrednio za pracowników.
- Outsourcing call center – agencja zatrudnia konsultantów, którzy odbierają telefony do Twojej firmy. Płacisz za usługę obsługi klienta.
- Outsourcing ochrony – agencja zatrudnia pracowników ochrony, którzy pilnują Twojego obiektu. Płacisz za usługę ochrony.
Kluczowa różnica między outsourcingiem pracowniczym a outsourcingiem procesowym:
Outsourcing pracowniczy (outsourcing personelu):
- Agencja zatrudnia pracowników.
- Pracownicy wykonują zadania operacyjne w Twojej firmie (praca fizyczna, obsługa klientów, logistyka).
- Płacisz za rezultat pracy tych ludzi (np. za obsłużone paczki, odebrane telefony, pilnowanie obiektu).
Outsourcing procesowy:
- Agencja nie zatrudnia pracowników za Ciebie – to Ty ich zatrudniasz.
- Agencja realizuje procesy zarządcze i administracyjne związane z Twoimi pracownikami (rekrutacja, kadry, płace).
- Płacisz za realizację procesu (np. za przeprowadzenie rekrutacji, za miesięczną obsługę kadrowo-płacową).
Outsourcing procesów biznesowych – szersze spojrzenie
Outsourcing procesowy to nie tylko zarządzanie zasobami ludzkimi. W praktyce przedsiębiorstwa mogą outsourcować wiele różnych procesów biznesowych:
Outsourcing procesów HR (HR BPO)
- Rekrutacja i dobór zespołu,
- Outsourcing kadrowy (administracja),
- Outsourcing płacowy (payroll),
- Doradztwo personalne,
- Audyty compliance.
Outsourcing procesów finansowych (Finance BPO)
- Księgowość,
- Controlling,
- Rozliczenia podatkowe.
Outsourcing procesów IT (IT BPO)
- Wsparcie techniczne (help desk),
- Administracja systemami,
- Zarządzanie infrastrukturą IT.
Outsourcing logistyki
W tym przypadku mamy do czynienia z mieszanką outsourcingu pracowniczego i procesowego:
- Jeśli zlecasz agencji zarządzanie Twoim magazynem (agencja zatrudnia magazynierów, zarządza procesami) – to outsourcing pracowniczy.
- Jeśli zlecasz agencji optymalizację procesów logistycznych, planowanie dostaw, zarządzanie zapasami – to outsourcing procesowy.
Outsourcing obsługi klienta
- Call center (outsourcing pracowniczy – agencja zatrudnia konsultantów),
- Zarządzanie reklamacjami, analizy satysfakcji klientów (outsourcing procesowy).
Kiedy wybrać outsourcing procesowy, a kiedy pracę tymczasową (leasing pracowniczy)?
Oba modele mają swoje miejsce w strategii zarządzania zasobami ludzkimi. Wybór zależy od potrzeb Twojej firmy.
Wybierz outsourcing procesowy, jeśli:
- Chcesz zatrudnić pracowników na stałe, ale nie masz zasobów (czasowych, kompetencyjnych) do przeprowadzenia rekrutacji – skorzystaj z rekrutacji i doboru zespołu.
- Masz własnych pracowników, ale brakuje Ci ludzi lub wiedzy do obsługi administracji kadrowej – skorzystaj z outsourcingu kadrowego.
- Rozliczenia płacowe są czasochłonne i ryzykowne (łatwo o błąd) – przekaż je w outsourcing płacowy.
- Potrzebujesz wsparcia prawnego i doradczego w sprawach HR – skorzystaj z doradztwa personalnego.
- Zależy Ci na zgodności z przepisami (compliance) – zlecaj audyty HR i bieżące monitorowanie zmian prawnych.
Wybierz pracę tymczasową (leasing pracowniczy), jeśli:
- Potrzebujesz pracowników na krótki okres (sezon, zastępstwo, projekt).
- Nie chcesz zatrudniać ludzi na stałe – wolisz elastyczność.
- Chcesz uniknąć ryzyka i kosztów związanych z rozwiązywaniem umów o pracę.
- Potrzebujesz szybkiego uzupełnienia braków kadrowych bez formalności zatrudnienia.
Wybierz outsourcing pracowniczy (outsourcing dedykowany), jeśli:
- Chcesz zlecić całą funkcję biznesową na zewnątrz (np. outsourcing logistyki, obsługa magazynu, call center).
- Zależy Ci na tym, by agencja wzięła pełną odpowiedzialność za realizację usługi i zarządzanie zespołem.
- Wolisz płacić za rezultat (np. obsłużone paczki, odebrane telefony), a nie za godziny pracy.
Jak wygląda współpraca w modelu outsourcingu procesowego?
Przedstawimy konkretny przykład, by pokazać, jak działa outsourcing procesowy w praktyce.
Przykład 1: Rekrutacja i dobór zespołu
Sytuacja: Twoja firma produkcyjna potrzebuje zatrudnić 10 operatorów maszyn.
Model outsourcingu procesowego:
- Kontaktujesz się z agencją zatrudnienia (np. TRIWORK).
- Agencja przeprowadza pełny proces rekrutacji:
- tworzy i publikuje ogłoszenia,
- przeszukuje bazy kandydatów,
- prowadzi wstępną selekcję CV,
- przeprowadza rozmowy kwalifikacyjne,
- testuje kompetencje kandydatów,
- sprawdza referencje.
- Agencja przedstawia Ci najlepszych kandydatów (np. 15 osób na 10 miejsc).
- Ty podejmujesz ostateczną decyzję – wybierasz 10 osób.
- Ty zatrudniasz tych 10 osób – podpisujesz z nimi umowy o pracę.
- Pracownicy stają się Twoimi pracownikami – odpowiadasz za ich wynagrodzenia, urlopy, wszystkie prawa pracownicze.
Co płacisz agencji: opłatę za usługę rekrutacji (np. success fee – procent od rocznego wynagrodzenia zatrudnionego pracownika lub stałą kwotę za stanowisko).
Przykład 2: Outsourcing kadrowy i płacowy
Sytuacja: Twoja firma zatrudnia 50 pracowników. Masz jedną osobę w dziale kadr, która ledwo nadąża z obowiązkami. Boisz się błędów w rozliczeniach.
Model outsourcingu procesowego:
- Zawierasz umowę z agencją na outsourcing kadrowy i płacowy.
- Agencja przejmuje:
- prowadzenie akt osobowych,
- ewidencję czasu pracy,
- rozliczanie wynagrodzeń,
- naliczanie i odprowadzanie składek ZUS, podatków,
- przygotowanie deklaracji (ZUS, PIT),
- obsługę zwolnień lekarskich, urlopów, zasiłków.
- Twoi pracownicy pozostają Twoimi pracownikami – nadal są zatrudnieni przez Twoją firmę.
- Agencja realizuje dla Ciebie procesy administracyjne – dostarcza raporty, informuje o terminach, dba o zgodność z prawem.
Co płacisz agencji: miesięczny abonament za obsługę kadrowo-płacową (np. 8 000–12 000 zł/miesiąc za 50 pracowników).
Przykład 3: Doradztwo personalne i compliance
Sytuacja: Planujesz wdrożyć nowy system premiowania. Chcesz mieć pewność, że regulamin jest zgodny z prawem pracy.
Model outsourcingu procesowego:
- Zlecasz agencji przygotowanie projektu regulaminu premiowania.
- Eksperci agencji analizują specyfikę Twojej firmy, cele systemu premiowania, obowiązujące przepisy.
- Przygotowują projekt regulaminu zgodny z prawem.
- Konsultują z Tobą projekt, wprowadzają poprawki.
- Wspierają we wdrożeniu regulaminu w firmie.
Co płacisz agencji: opłatę za projekt (np. kilka tysięcy złotych) lub stawkę godzinową za pracę konsultantów.
Korzyści z outsourcingu procesowego dla Twojej firmy
1. Oszczędność czasu
Procesy kadrowe są czasochłonne – rekrutacja, administracja, rozliczenia. Przekazując je na zewnątrz, zyskujesz czas na rozwijanie biznesu.
2. Dostęp do ekspertów
Agencje zatrudniają specjalistów z wieloletnim doświadczeniem w rekrutacji, prawie pracy, administracji kadrowej. Korzystasz z ich wiedzy bez konieczności zatrudniania ich na stałe.
3. Zgodność z prawem (compliance)
Przepisy prawa pracy zmieniają się często. Agencje monitorują zmiany i zapewniają, że Twoje procesy są zawsze zgodne z obowiązującymi regulacjami – unikasz kar i sankcji.
4. Redukcja kosztów
Outsourcing procesowy może być tańszy niż utrzymywanie rozbudowanego działu HR. Płacisz za faktycznie wykonane usługi, bez kosztów stałych (pensje, szkolenia, systemy).
5. Elastyczność
W miesiącach o niższej aktywności możesz ograniczyć zakres usług, a w szczycie sezonu – zwiększyć wsparcie. Nie musisz utrzymywać dużego zespołu HR przez cały rok.
6. Wyższa jakość procesów
Agencje dysponują nowoczesnymi narzędziami (systemy ATS, platformy HR, testy kompetencyjne), które podnoszą jakość rekrutacji i administracji.
7. Skupienie na core business
Zarządzanie zasobami ludzkimi to funkcja wspierająca, nie podstawowa działalność firmy. Przekazując ją na zewnątrz, możesz skoncentrować się na tym, co robisz najlepiej – rozwijaniu produktów, zdobywaniu klientów, zwiększaniu sprzedaży.
Outsourcing procesowy w TRIWORK – jak możemy Ci pomóc?
TRIWORK to agencja zatrudnienia specjalizująca się w kompleksowej obsłudze procesów związanych z zatrudnieniem. Oferujemy wsparcie w różnych obszarach HR – dostosowane do potrzeb Twojej firmy.
Rekrutacja i dobór zespołu
Przeprowadzamy pełen proces rekrutacji – od analizy potrzeb, przez wyszukiwanie kandydatów, selekcję, rozmowy kwalifikacyjne, po prezentację najlepszych kandydatów. Ty podejmujesz ostateczną decyzję i zatrudniasz wybranych pracowników.
Doradztwo w procesach zatrudnienia
Wspieramy w organizacji i optymalizacji procesów HR – pomagamy w planowaniu zatrudnienia, doborze form współpracy z pracownikami, zapewnieniu zgodności z przepisami prawa pracy.
Wsparcie w administracji kadrowej
Oferujemy pomoc w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej, obsłudze formalności związanych z zatrudnieniem oraz w zapewnieniu zgodności z obowiązującymi przepisami.
Indywidualne podejście
Każda firma jest inna – dlatego dostosowujemy zakres naszego wsparcia do konkretnych potrzeb i oczekiwań. Współpracujemy zarówno z małymi przedsiębiorstwami, jak i dużymi organizacjami, oferując rozwiązania szyte na miarę.
Podsumowanie – outsourcing procesowy to wsparcie w zarządzaniu, nie zastępowanie pracowników
Najważniejsze wnioski z tego artykułu:
Leasing pracowniczy to potoczne określenie, które zazwyczaj odnosi się do pracy tymczasowej – modelu, w którym agencja zatrudnia pracownika i kieruje go do pracy w Twojej firmie na określony czas.
Outsourcing procesowy to przekazanie realizacji określonych procesów biznesowych (rekrutacja i dobór zespołu, outsourcing kadrowy, outsourcing płacowy, doradztwo personalne) zewnętrznemu partnerowi. Twoi pracownicy pozostają Twoimi pracownikami – agencja jedynie wspiera Cię w zarządzaniu procesami HR.
Outsourcing pracowniczy (outsourcing personelu, outsourcing dedykowany) to model, w którym agencja zatrudnia pracowników i świadczy za ich pośrednictwem określone usługi (np. outsourcing logistyki, call center, ochrona).
Wybór odpowiedniego modelu zależy od potrzeb Twojej firmy:
- Jeśli potrzebujesz ludzi na krótki czas – praca tymczasowa.
- Jeśli chcesz zatrudniać na stałe, ale potrzebujesz wsparcia w procesach HR – outsourcing procesowy (rekrutacja, kadry, płace).
- Jeśli chcesz zlecić całą funkcję biznesową na zewnątrz – outsourcing pracowniczy (outsourcing logistyki, call center itp.).
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach kadrowych
Jeśli zastanawiasz się, który model współpracy będzie najlepszy dla Twojej firmy, masz pytania dotyczące outsourcingu procesowego, rekrutacji czy zarządzania zatrudnieniem – skontaktuj się z nami.
Porozmawiajmy o tym, jak możemy pomóc Ci w rekrutacji i organizacji zatrudnienia w Twojej firmie.
TRIWORK
Personel dla Twojego biznesu