Zatrudnianie pracowników z Ukrainy, Mołdawii czy Azji to dziś codzienność w wielu branżach. Ale wraz z tym rośnie też ryzyko – kontroli ze strony Straży Granicznej, PIP czy urzędów wojewódzkich.
Dla wielu firm to stres i niepewność: czy dokumenty są w porządku? Czy zatrudnienie jest zgodne z przepisami? Co grozi za błąd?
W tym artykule pokazujemy, jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców, jakie są najczęstsze problemy – i jak outsourcing procesowy pozwala ich uniknąć.
Kto może przeprowadzić kontrolę?
Kontrola legalności pracy cudzoziemców może zostać przeprowadzona przez:
- Państwową Inspekcję Pracy (PIP) – kontroluje warunki pracy i umowy,
- Straż Graniczną – weryfikuje legalność pobytu i zezwoleń,
- Urząd Wojewódzki – ocenia poprawność wydanych oświadczeń lub zezwoleń.
Często kontrole odbywają się bez zapowiedzi – szczególnie w branżach z dużym udziałem cudzoziemców, jak logistyka, produkcja czy magazyny.
Jak wygląda taka kontrola?
Kontrola może dotyczyć zarówno pracodawcy, jak i miejsca wykonywania pracy. Inspektorzy sprawdzają m.in.:
- czy pracownik posiada ważny dokument pobytowy lub wizę,
- czy posiada zezwolenie lub oświadczenie o powierzeniu pracy,
- czy umowa została podpisana zgodnie z przepisami,
- czy firma zgłosiła pracownika do ZUS i opłaca składki,
- czy pracownik wykonuje dokładnie te zadania, które zostały zgłoszone w zezwoleniu.
Co grozi za nieprawidłowości?
Błędy mogą kosztować dużo. Przykładowe sankcje:
- grzywna do 30 000 zł za powierzenie pracy nielegalnie,
- kary za brak zgłoszenia do ZUS,
- ryzyko cofnięcia zezwoleń i problemów przy kolejnych wnioskach,
- negatywna decyzja przy kontroli legalizacji pobytu.
W skrajnych przypadkach sprawa może trafić do sądu lub wpłynąć na reputację firmy.
Jak outsourcing pozwala uniknąć kar?
W modelu outsourcingowym to operator outsourcingowy – np. Triwork – zatrudnia pracowników i przejmuje pełną odpowiedzialność za ich legalność. Oznacza to, że:
- my organizujemy legalizację i dokumenty (wizy, zezwolenia, oświadczenia),
- my podpisujemy umowy i zgłaszamy pracowników do ZUS,
- my dbamy o zgodność z przepisami i kontrolujemy terminy,
- my reprezentujemy zespół podczas kontroli,
- Ty nie ponosisz ryzyka jako zleceniodawca.
Kiedy firmy najczęściej popełniają błędy?
❌ Zatrudniają pracownika „na próbę”, zanim zostanie wydana decyzja,
❌ używają dokumentów z innych województw lub pracodawców,
❌ nie wiedzą, że oświadczenia mają ograniczoną ważność,
❌ nie aktualizują danych po zmianie miejsca pracy,
❌ prowadzą niepełną dokumentację kadrową.
Podsumowanie
Kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców to nie wyjątek – to standard. Dlatego warto mieć przy sobie partnera, który zna przepisy, reaguje na zmiany i bierze pełną odpowiedzialność za dokumenty, terminy i zgodność z prawem.
Zamiast ryzykować kary i stres — zleć zatrudnienie w outsourcingu i działaj bezpiecznie.
Szukasz rozwiązania, które zabezpieczy Twoją firmę przed błędami i kontrolami?Napisz do nas — weźmiemy odpowiedzialność za wszystko.